自社にスマートデバイスを導入したいが、機能や種類について詳しく知らないとお困りではありませんか？スマートデバイスは便利なので、導入しないのと導入するのでは、あらゆる面で大きな差が生じるでしょう。そこで本記事では、スマートデバイスについて詳しく解説します。

有益性や利便性をうまくプレゼンすることで、社内にスマートデバイスが導入されるかもしれません。社員の役に立つだけではなく、社内からの評価も高まるでしょう。

スマートデバイスとは高いスペックを持ったデバイス

スマートデバイスとは、スマホやタブレットといった高いスペックを持ったデバイス。なかでも、通信機能やコンピューター機能が搭載されているデバイスを指すことが多いです。こうした特徴からPCを含むこともありますが、反対に含まない場合もあります。明確な定義はないため、正解不正解はありません。

なお、スマホとスマートデバイスの違いについて悩まれる人も多くいるでしょう。結論としては、スマホとスマートデバイスは比べるものではありません。スマートデバイスというジャンルのなかにスマホがあります。

スマートデバイスの種類

以下のように、スマートデバイスの種類はさまざまです。

• スマホ
• タブレット
• スマート家電
• スマートグラス
• スマートカード
• スマートリング
• スマートウォッチ
• スマートスピーカー

スマホやタブレットのように代表的なものから、スマートグラスやスマートスピーカーのような変わり種まで幅広く存在します。最近では、装着するだけで健康管理ができる最新のスマートリングが発売されたことでも話題です。

スマートデバイスの活用事例

スマートデバイスは、世の中のあらゆる場面で活用されています。たとえば、ある情報エンジニアリング事業を行っている企業では、社員のメール誤送信に頭を抱えていました。

解決策を模索していたところ、スマートデバイスに辿り着き、導入することでメール誤送信の頻度が減ったという事例があります。

さらにスマートデバイスは、ビジネスシーン以外でも役立っています。たとえば、学校へのタブレット支給です。教材として動画やゲームなどで楽しく学べるうえに、荷物の軽量化にもつながっています。

スマートデバイスを導入するメリット3選

スマートデバイスの導入には以下の3つのメリットがあります。

• 品質が向上し顧客満足度が上がる
• 業務の効率が上がり社員の負担が減る
• 1台のデバイスであらゆる業務を行える

品質が向上し顧客満足度が上がる

スマートデバイスを導入することで顧客満足度が上がります。なぜなら、業務の生産性が上がりサービスの品質が向上するからです。

スマートデバイスにはさまざまな機能が搭載されているので、1台あれば場所を問わず仕事ができます。移動などで業務が途中ストップすることがないため、業務に集中できて生産性がアップするでしょう。

またスマートデバイスを用いることで、顧客の管理がしやすくなります。そのため、顧客の特徴に合わせた対応や、お問い合わせに対する素早い反応が可能。品質アップにより顧客満足度が上がります。リピート顧客が増えて会社の利益にもつながることもあるでしょう。

業務の効率が上がり社員の負担が減る

スマートデバイスには以下のような特徴があります。

• 情報共有がスムーズ
• オフィスの外でも業務を行える
• 今まで手動で行っていた業務を自動で行える

このように、時間や工数の面で業務を効率化できます。結果、社員の負担が減るでしょう。

勤怠管理を例に挙げます。今まで手動で切っていたタイムカードを自動化することで「タイムカードを用意して打刻する」という手間が省けます。ちょっとした手間ですが、勤務日には欠かさず行うことなので、自動化によるメリットは大きいはずです。

業務量の多さは離職の原因の1つ。そのため、社員の負担が減ると離職率の低減にもつながります。また、離職率を減らすと、採用コストを削減できたり会社の評価がよくなったりするというメリットもあります。

1台のデバイスであらゆる業務を行える

スマートデバイスにはさまざまな機能が搭載されています。たとえば、以下のとおり。

• メール機能
• 勤怠確認機能
• 書類作成機能
• 文書作成機能
• 顧客リスト管理機能
• スケジュール管理機能

業務内容によっては、デバイス1台で業務を完結させられるでしょう。書類やほかのデバイスが不要になるため身軽になります。

暑い夏の日にPCや大量の書類といった重い荷物を持つと、数メートル歩くだけで汗をかいて疲れます。肩掛けバッグの場合、肩も痛くなるでしょう。スマートデバイスで業務が完結すると荷物を軽量化できるため、そうした負担を軽減できます。

トラブルに発展させないための5つの対策

スマートデバイスは電子機器です。さらには、新しいシステムの導入となると、少なからずトラブルが生じるでしょう。こうしたトラブルはどの企業でも起こり得ることなので、対策しておくことで未然に防げます。

そこでこの章では、スマートデバイスの導入に関するトラブルを未然に防ぐために対策方法を5つ紹介します。

セキュリティ対策を怠らない

スマートデバイスを活用する際は、セキュリティ対策を怠らないようにしましょう。理由は、ハッキングや端末紛失に備えるためです。

スマートデバイスは、インターネットにつながる電子機器。セキュリティ対策がされていないと、外部から情報を抜きとられる恐れがあります。

スマートデバイスには、業務に関するあらゆるデータが記録されています。たとえば、社内ノウハウや製品データ、場合によっては顧客の個人情報も含まれているでしょう。これらが漏えいすると、責任問題に問われかねません。

またスマホやタブレット型のデバイスの場合、紛失のリスクもあります。パスワードをかけていないと、簡単に中身を覗けるので注意しましょう。

バックアップでデータ損失を防ぐ

スマートデバイスは電子機器なので「保存し忘れでデータが消えてしまった！」というトラブルを懸念されるはずです。時間をかけて入力したデータが消えると、業務に支障をきたしてしまいます。納期の直前だとなおさらです。ですので、バックアップをとって、データを消去してしまっても復元できるように対策しておきましょう。

なかには、クラウドと同期して自動でバックアップをとってくれるものもあります。バックアップのとり忘れを防げるので安心です。

使いこなせるように社員教育を行う

実際にスマートデバイスを運用する前に、使いこなせるようになるための社員教育を行いましょう。スマートデバイスは機能が充実しているがゆえに、使いこなすのは簡単ではありません。うまく使いこなせないと、スマートデバイスを導入する意味がなくなります。

たとえば、スマートデバイスに自動計算機能がついているとします。自動計算機能があるのにも関わらず、計算結果を再度電卓で確かめていたら意味がありません。

また、スマートデバイスを使う社員が情報の重要性について理解していないと、個人情報を簡単に人に教えてしまうこともあります。こうしたトラブルを防ぐためにも、スマートデバイスの導入前には研修や説明会を行った方がよいでしょう。

無駄なコストを支払わないようにする

スマートデバイスを使用するには、月額料金や導入コストが必要です。そうしたコストは、販売するベンダーや選ぶプラン、搭載する機能によって異なります。機能を充実させるほどコストは高くなりますが、利便性も高くなります。業務効率の改善が期待できるでしょう。

ですが、機能が増えると業務では滅多に使わない機能も出てきます。いつのまにか、余計な機能にコストを支払っているということもあるでしょう。機能を削っても問題がない場合は、ダウングレードしてコストを節約してください。またスマートデバイスを導入する目的を明確にすることで、初めから余計なコストを支払う必要がなくなります。

プライバシーに配慮しながら使用する

スマートデバイスには、あらゆる顧客情報が保存されています。たとえば、名前や住所、クレジットカード情報など。スマートデバイスの持ち主であれば確認のために、これらの情報をいつでも閲覧可能です。分析することで業務に役立てられるでしょう。

とはいえ、業務以外で閲覧するのは厳禁です。興味本位で覗いたり第三者に見せたりするのは控えてください。もちろん、悪用も厳禁です。プライバシーの侵害によって顧客や企業に被害が生じると、責任が問われるのは情報を覗いた本人です。プライバシーに配慮しながら使用しましょう。

おすすめのスマートデバイスを選ぶための3つのポイント

おすすめのスマートデバイスを選ぶためには、以下の3つのポイントを意識しましょう。

• 使える予算を参考にして選ぶ
• どういった業務で使うのかを確かめる
• サポートが充実しているかどうかで選ぶ

使える予算を参考にして選ぶ

• 通信費
• 電気代
• デバイスの購入コスト
• デバイス導入のコスト
• 定期的にかかるプランの料金

具体的な金額としては、導入のコストは8,000円から数十万円、使用料は1アカウントあたり300円〜数千円です。また、端末のコストは機種によって異なります。予算内に収まらない場合は、どこかの要素を削減するしかありません。

たとえば、機能だけは減らせないという場合は、アカウント数や端末の機種の変更が必要。アカウント数を減らせないという場合は、プランをダウングレードする必要があります。

企業によって、スマートデバイス導入に使える予算は異なります。実際に導入する際は、使える予算を参考にしましょう。なおベンダーによっては、条件付きの特別割引などを実施していることがあるので積極的に利用しましょう。

どういった業務で使うのかを確かめる

どういった業務で使うのかを確かめることで、適切なスマートデバイスを選べます。なぜなら、業務内容によって適したスマートデバイスは異なるからです。

たとえば、プレゼンを頻繁に行う業務の場合は、資料が大きく綺麗に表示される機能やペンやテキストで書き足せる機能が必要です。エンジニア職であれば、タスク管理機能や開発進捗確認アプリなど欠かせません。

このように、どんな業務で使うのかを明確にしないと、必要のない機能が搭載されたスマートデバイスを支給することになります。必要のない機能が搭載されたスマートデバイスは業務に役立たないので誰も使いません。誰も使わないものにコストを支払うのは無駄な支出だと言えます。

こうした問題を解決するためにも、どういった業務で使うのかを確かめることが重要です。

サポートが充実しているかどうかで選ぶ

サポートが充実しているものを選びましょう。ここでの「サポート」とは、機能のことではなくアフターサポートや保証などを指します。

いくら機能が充実していても、サポートが充実していないといざというときに困ります。たとえば、端末が壊れたときの補償です。同じ機能を持ったデバイスを比べた際、補償があるデバイスとないデバイスでは、前者の方が安心できるでしょう。また使い方に困った際、いつでも使い方を尋ねられるサポート窓口があると便利です。

このように、スマートデバイスによってはサポートがついているものがあります。そうしたスマートデバイスを導入することで、安心して活用可能です。

スマートデバイスを導入する2種類の方法とその手順

スマートデバイスを導入する方法は2種類あります。そこでこの章では、以下の2種類を紹介します。

• 企業が端末を契約する方法
• 社員のデバイスを利用する方法

企業が端末を契約する方法

1つ目は、企業が端末を契約する方法です。ベンダーや導入企業によって差はありますが、主に以下のような手順で導入を進めます。

• デバイスを購入
• MDMなどでスマートデバイスを管理できるように設定
• 研修や説明会で使い方を教える
• 社員に配布する

企業がデバイスを用意するため、社員は何も用意しなくてよい点がメリット。一方で、導入のためのコストがかかる点がデメリットです。

社員のデバイスを利用する方法

2つ目は、社員のデバイスを利用する方法です。一般的には以下の手順で導入を進めます。

• ルールやマニュアルを決める
• MDMやセキュリティ対策アプリを入れる
• 研修や説明会で使い方を教える
• 実際に運用する

社員のデバイスを使うため、端末購入のコストを削減可能。しかし、社員のデバイスがウイルスに感染していると、社内の情報を抜きとられる危険性もあります。そういった問題を解決するために、セキュリティ対策アプリを入れたり、導入前にウイルスチェックを行ったりしましょう。

まとめ

スマートデバイスとは、コンピューター機能や通信機能が搭載されたデバイスです。明確な定義はありませんが、多くの場合はスマホやタブレット、PCを指します。

スマートデバイスを導入することで、顧客満足度が上がったり社員の負担を減らせたりするという点がメリット。しかし、電子機器なのでセキュリティ対策や社員の教育は怠らないようにしましょう。

なお、おすすめのスマートデバイスを選ぶ際は、今回紹介した3つのポイントを意識してください。