目次

1. はじめに
2. なぜ禁止ワードの設定が必要か
3. 禁止ワード機能の概要
   1. 機能の特徴
   2. 設定方法
   3. ご利用企業様の操作フロー
4. ご利用企業様にとってのメリット
5. 今後の展望
6. まとめ

1. はじめに

ご利用企業様の勤怠管理システムでは、作業項目の入力欄に適切な情報を記載することが求められます。しかし、従業員の皆様が無意識のうちに不適切な表現や曖昧な表記を使用してしまうことがあり、これが請求書発行時のミスや取引先とのトラブルにつながる可能性があります。本記事では、「勤怠の作業項目欄に禁止ワードを設定する」機能について、概要や導入メリットを詳しく解説いたします。

2. なぜ禁止ワードの設定が必要か

(1) 取引先対応の強化

• 取引先から「見積もりに特定の表記を含めないでほしい」といったご要望をいただくケースに対応可能。
• 統一された表現を使用することで、取引先との誤解を防ぎます。

(2) 請求業務の効率化

• 作業項目の表記が統一されることで、請求書作成時の確認作業が軽減されます。
• 例えば、「開発作業」と「プログラム作成」など、異なる表記を統一することで集計が容易になります。

(3) 内部管理の向上

• 禁止ワードの導入により、意図しない表現の使用を防止。
• 従業員の皆様が適切な作業項目を入力できるようにガイドラインを強化。

3. 禁止ワード機能の概要

(1) 機能の特徴

• プロジェクト設定画面から「勤怠説明を設定する」モーダル内で禁止ワードを設定可能。
• 禁止ワードは複数登録でき、それぞれに代替案を記載可能。
• プロジェクトごとに異なる禁止ワードを設定可能。

(2) 設定方法

1. プロジェクト設定画面管理画面にアクセス
2. 「勤怠説明を設定する」モーダルを開く
3. 禁止ワードを追加（例：「見積」）
4. 代替案を入力（例：「基本設計・詳細設計」）
5. 設定を保存

(3) ご利用企業様の操作フロー

• 開発者やPMが作業項目を入力
• システムが入力内容をチェックし、禁止ワードが含まれていないかを確認。
• 禁止ワードが含まれている場合、エラーメッセージと代替案を表示。
• ユーザーは代替案に従って修正し、再入力。

4. ご利用企業様にとってのメリット

(1) 経営・管理者向けメリット

• 勤怠データの品質向上により、経理や管理部門の負担を軽減。
• ルールの標準化により、異なるプロジェクト間でも統一した管理が可能。

(2) 従業員の皆様向けメリット

• 事前に設定されたルールに従って入力できるため、誤入力による修正作業が削減。
• 入力時に適切な代替案が提示されることで、表記揺れを防止。

5. 今後の展望

• プロジェクト間で共通の禁止ワード設定が可能になる機能を追加予定
• AIを活用した自動補完機能の実装（禁止ワードを入力しようとした際に自動的に適切な単語に変換）

6. まとめ

勤怠管理の作業項目欄に禁止ワードを設定することで、ご利用企業様は業務の効率化を実現し、取引先との信頼関係を強化できます。適切な表記を徹底することで、内部管理の質が向上し、請求業務のスムーズな運用が可能となります。今後の追加機能にも期待しながら、積極的に導入をご検討ください。