RPAとは?導入メリットやツールの選び方、導入手順や成功事例を解説

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2024年03月05日 10:46

労働力不足や生産性が向上しない問題を抱えている日本企業において、近年急速に注目を集めているのが「RPA」です。もっとも、RPAという言葉は知っているものの、導入することでどのようなメリットや成功した事例があるのか、具体的にはあまりわからないという人も多いのではないでしょうか?

そこで本記事では、RPAを理解したいという方向けに、改めてRPAの概要や導入することによるメリット・デメリット、導入によって成功した企業や自治体の事例についてご紹介します。

DX推進が日本企業の課題にもなっている現在、RPAを導入して業務の効率化や自動化を図ることは必須です。ぜひ本記事を参考にしつつ、RPA導入の検討をしてみてはいかがでしょうか?

RPA=ロボティックプロセスオートメーションとは?

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RPAとは「ロボティックプロセスオートメーション」の略称で、企業のデスクワークをAIやルールエンジンなどのテクノロジーを備えたソフトウェアロボットが自動化・代行して行う概念です。

ここでは、RPAについての基本である次のような概念について、初心者の方でも分かりやすいように詳しく解説していきます。

【RPAについて】

  • RPAはどんな仕組み?
  • RPAのクラス
  • RPAの種類

RPAはどんな仕組み?

RPAは、「ロボティックプロセスオートメーション(RoboticProcessAutomation)」の頭文字を取った単語です。日本では「ロボットによるデスクワーク業務の自動化」という意味で使われています。

一般的には、これまで人間がパソコンなどを通じて手作業で行っていた業務を、専門のソフトウェアやAIが搭載されたロボットが代行して行う仕組みのことを指すのです。

例えば、エクセルやワードなど複数のアプリケーションをまたいで行っていた事務処理作業や、インターネット上に公開されているデータや内容を入力していく作業など、人間がやらなければならなかった作業をロボットに覚えさせて、自動的に行ってくれるようにする仕組みとなっています。

RPAのクラス

経済産業省の定義によると、RPAは自動化のレベルによって3つのクラスに分けられるとされています。RPAのクラスとそれぞれのクラスで行える主な業務範囲、具体的な作業範囲や利用技術については以下のとおりです。

クラス主な業務範囲具体的な作業範囲や利用技術
クラス1
RPA(RoboticProcessAutomation)
定型業務の自動化・情報取得や入力作業、検証作業などの定型的な作業
クラス2
EPA(EnhancedProcessAutomation)
一部非定型業務の自動化・RPAとAIの技術を用いることにより非定型作業の自動化
・自然言語解析、画像解析、音声解析、マシーンラーニングの技術の搭載
・非構造化データの読み取りや、知識ベースの活用も可能
クラス3
CA(CognitiveAutomation)
高度な自律化・プロセスの分析や改善、意思決定までを自ら自動化するとともに、意思決定
・ディープラーニングや自然言語処理

引用:RPA(働き方改革:業務自動化による生産性向上)|総務省
現在、一般企業や公的機関で使われているRPAの多くは「クラス1」に該当。

クラス1のRPAは、主に人間が行なっていった定形業務を自動化することができます。次の段階であるクラス2のRPAは、AIと連携することによって、従来では人間が行うことしかできないと言われていた非定形業務でさえも自動化することが可能です。

さらに進化したクラス3では、より高度なAIと連携することによって、単純に業務をこなすだけではなく、プロセス自体の分析や改善、それに伴う意思決定の自動化まで行うことができます。

現在、日本だけではなく世界中で、RPAのクラス3に該当する認識技術や自然言語解析技術、学習機能などによってあいまいな情報や必要でありながら不足している情報を補いつつ、人間よりも高いレベルで作業をこなすRPAが開発されている状況です。

クラス3のRPAが民間でも利用できるようになった場合、各国の言語に対応して対話ができるAIエンジンを活用しつつ、会話をするだけで必要なデータ入力が完了するようなことも可能となると言われています。

RPAの種類

RPAには、主に次の3つの種類があります。

【RPAの3つの種類】

  • サーバ型RPA
  • デスクトップ型RPA
  • クラウド型RPA

それぞれの違いや特徴について、以下で詳しく解説していきます。

サーバ型RPA

サーバ型RPAの特徴は以下のとおりです。

  • 業務を横断して一括管理ができる
  • PC1台に対して100体以上のロボットを活用できる
  • 将来的な大規模なロボットの展開に対しても対応できる
  • 情報漏洩や乗っ取りなどのリスクに対してセキュリティ面で安心できる

サーバ型は大規模な展開ができる一方で、デスクトップ型やクラウド型に比べるとホストが数百万円からになってしまうというデメリットがあります。維持費についても、月額で数十万円程度かかる場合もあるので、RPAを大規模に導入したい事業に向いていると言えるでしょう。

デスクトップ型RPA

デスクトップ型RPAの特徴は以下のとおりです。

  • 小規模な企業で利用しやすい
  • 担当者レベルでシステムを管理できる
  • 個人や部門レベルでの導入がしやすい

デスクトップ型RPAの場合、個人や部門単位で導入することが可能です。また、他のパソコンと連携する機会も少ないので、重要な情報を取り扱うことが多い場合でも、情報漏洩のリスクを軽減できます。

一方で、デスクトップ型RPAは、個人や部門レベルで導入することができるので、属人化しやすいというデメリットも。担当者不在時や部署移動などでシステムが活用できなくなってしまうことを防ぐために、普段からRPAの使い方を全従業員で共有したり、マニュアルなどを充実させたりしておくと良いでしょう。

クラウド型RPA

クラウド型RPAの特徴は以下のとおりです。

  • 導入コストを抑えやすい
  • インターネット上での作業を自動化できる
  • 運用や保守に必要な手間がかからない
  • 他の作業と並行しながら作業を進められる

クラウド型RPAは、社内にサーバーを設置する必要がないので導入コストを抑えやすいです。ネット環境さえあれば利用できるので、費用をかけることなくRPAを導入したい企業に適していると言えるでしょう。

また、デスクトップ型RPAの場合、パソコンにインストールすると他の作業が並行して行えなくなるというツールやシステムも多いです。インターネットブラウザを開くだけで簡単に利用できるクラウド型RPAは、他の作業と並行しながらRPAを利用できるのも大きなメリットと言えるでしょう。

RPAが日本で注目されている背景

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近年、多くの日本企業や行政機関において、RPAが注目されるようになった背景としては次の3点が理由として挙げられます。

1.労働力不足
2.上がらない日本の労働生産性
3.DXを国が推進しているから

それぞれの理由について以下で詳しく見ていきましょう。

労働力不足

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引用:第1節 高齢化の状況|内閣府
内閣府が公表している「令和4年版高齢社会白書」によると、日本では2025年に75歳以上の後期高齢者人口が2,180万人、65から74歳の前期高齢者人口が約1,497万人に達すると予測されています。つまり、国民の約3人に1人が65歳以上、約5人に1人が75歳以上になる計算です。
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引用:わが国の子どもの数|総務省
その一方で少子化はとどまるところを知らず、総務省が公表した資料「わが国の子供の数」によると、2023年4月1日時点で日本の総人口に占める子供の割合は約11.5%と49年連続で低下しています。

このように少子高齢化が加速度的に進んでいる日本では、今後あらゆる産業で人材不足に陥ることは間違いありません。そのため、RPAのような自動化・効率化を可能とする最新のテクノロジーは多くの企業において必要不可欠のものとなりつつあります。

上がらない日本の労働生産性

日本経済が長期的に停滞している理由として挙げられているのが、諸外国と比べると圧倒的に低い日本の労働生産性です。
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引用:日本の労働生産性低迷について|JA共済総合研究所
アメリカやヨーロッパ諸国と比べると、日本の一人当たりの労働生産性は約半分、過去30年にわたっての労働生産性上層率も圧倒的に低い数字です。

RPAなどでロボットやAIなどでも代用できる定型的な作業をできるだけ減らして、より付加価値の高い業務に集中できるような仕組みが求められています。

DXを国が推進しているから

近年では、多くの企業での人材不足や労働生産性の低迷などを解決するために、国や政府が中心となって働き方改革やDXを推進しています。

働き方改革によって長時間労働を是正したり、DXを推進することで既存のビジネスモデルに変革をもたらしたりなど、最先端のテクノロジーやデジタル技術を活用するのは今後の企業にとって必須だと言えるでしょう。

RPAは、働き方改革やDXを効率的に進められる技術として、多くの企業から注目を集めています。なお、DXとは何か?企業が進めることでどのようなメリットがあるのか?などについては、以下の記事で詳しく解説しています。また、RPAとの関係についても触れているので、気になる人は是非チェックしてくださいね!

RPAを企業が導入するメリット

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企業がRPAを導入することで次の4つのメリットがあります。

  • 人的ミスを減らせる
  • コスト削減ができる
  • 生産性の向上が期待できる
  • DXの推進や働き方改革につながる

それぞれのメリットについて以下で詳しく解説していきます。

人的ミスを減らせる

RPAを日常的な業務に導入することで、人的ミスを減らすことができます。人間が手作業や目視で確認する作業は、確認ミスや入力ミス、誤った操作などはつきものです。

RPAを導入すれば、特にミスが生じやすい単純作業などを自動化できます。これによって、人的ミスの発生による修正やフォローの時間が減るので、企業として業務の正確性をこれまでよりも向上させることが可能です。

また、業務が正確になったことによって、修正やフォローの手間も減り、より生産性のある業務に人を割くことができるというメリットもあります。

コスト削減ができる

決められたやり方で作業を行うルーティン業務の場合、人間がいちいち判断して作業を進めるよりも、RPAで自動化した方が効率的です。RPAをうまく活用すれば、これまで作業工数が多くてミスの発生しやすかった業務を効率化し、単純作業に費やしていた人的コストも減らせます。

生産性の向上が期待できる

RPAでルーティン業務に必要とされていた単純な作業を削減できるので、従業員はより重要な業務に集中することができます。また、RPAで仕事の作業工数を減らすことができれば、長時間労働が発生しにくく従業員のストレスも軽減することが可能です。

従業員のライフワークバランスを整えることにもつながるので、一人一人のパフォーマンスが改善されて組織全体の生産性を向上させることも実現できます。

DXの推進や働き方改革につながる

企業としてDXの推進や働き方改革を行うためには、RPAのような最先端テクノロジーを導入する必要があります。

例えば、単純作業に費やされていた時間やコストをRPAで削減できれば、働き方改革で解決しなければならない課題である長時間労働を是正できます。また、他の業務に時間を費やすことが可能となるので、既存のビジネスモデルの変革や新しいサービス・製品を生み出すきっかけにもなるでしょう。

RPAを企業が導入するデメリット

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さまざまなメリットがあるRPAですが、導入することで次のようなデメリットもあります。

  • コストがかかる
  • エラーが起きたら都度修正が必要

それぞれのデメリットについて以下で詳しく解説していきます。

コストがかかる

RPA導入による大きなデメリットは、導入するためにかかるコストが高いことです。例えば、RPAの種類のところで紹介したサーバー型のものを導入する場合、数百万円から数千万円の費用がかかることもあります。

もっとも、近年では安価なデスクトップ型やクラウド型のRPA製品が多く利用できるようになっており、種類を選べば比較的安い金額で導入することも可能です。

エラーが起きたら都度修正が必要

RPAは、AIが搭載されたロボットやシステムに対して、定型的な作業を決められた通りに行うように命じます。ルーティン作業のような、比較的簡単な作業を決められた通りに行うのは人間よりも得意と言って良いでしょう。

しかし、システムが想定していないような事態が生じた場合、RPAは対応することができずにエラーが生じてしまいます。エラーが生じると作業が停止してしまうので、そのたびに修正が必要です。

また、RPAを業務に利用する範囲が広がっていくほど、管理しなければならないロボットやシステムの数も増えて、サーバーに負担がかかってしまったり、想定していなかったエラーが起きたりする場合もあります。

エラーが生じた場合、都度原因を探って修正を行わなければなりません。そのため修正の手間がかかるだけではなく、修正することができる知識を持った人材も必要となるのです。

RPAを導入する手順

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ここでは、実際にRPAを導入する場合の手順を分かりやすく解説します。

【RPAを導入する手順】
1.導入目的を明確にする
2.RPAを導入する業務を決める
3.達成目標を決める
4.RPAを選定する
5.導入・運用開始

1.導入目的を明確にする

まずは、RPAを導入する目的を明確にしましょう。導入する目的を明確にするためには、社内でどのような業務が行われているのか正確に把握しなければなりません。

業務を把握する上で重要となるのは「どのような業務をRPAで自動化するべきなのか」という視点では考えずに既存業務を洗い出すことです。限定するのではなく、すべての業務を洗い出して把握すれば、RPAを導入しなくてもやる必要のない業務や社内で重複してしまっている作業などを見つけることができます。

RPAを導入前に無駄な業務や必要のない仕事を減らせることができるので、企業全体の業務プロセスの改善と生産性向上にもつながるでしょう。

2.RPAを導入する業務を決める

既存業務を洗い出して導入目的を明確にしたら、RPAを実際に導入する業務を決めましょう。RPAは、ルーティン的な作業や定型的な業務が得意なのであって、あらゆる仕事や業務を効率化してくれるわけではありません。

洗い出した既存業務の中から「ルーティン化しやすい」「マニュアルに沿って作業を進められる」「繰り返しや単純作業が多い」ものなど、RPA導入に適している業務を定めましょう。

3.達成目標を決める

RPAを導入する業務を決めたら、次に達成目標も決める必要があります。定量的なものと定性的なもの、両方設定すると良いでしょう。

定量的な目標であれば「従業員の残業時間を減らす」「毎月の作業ミス発生件数を減らす」などが考えられます。一方で定性的なものの場合「ミスを削減したことによる顧客満足度の向上」「残業時間が減ることによる従業員のエンゲージメント」などが考えられるでしょう。

4.RPAを選定する

ここまでで導入する業務や達成目標を明確に決めることができたら、数多くある製品の中から自社に適したものを選びやすくなります。RPA導入で失敗してしまう典型的な例は、製品やシステムで解決できることよりもコストを優先してしまい、求めているような作業の自動化ができないことです。

また、最初は使い勝手が良く会社全体に導入しようとすると、想定以上のコストがかかってしまい断念せざるを得ないという場合もあります。RPAを選定する時点で、達成したい目的や目標、将来的な会社全体での運用についても視野に入れておくことが重要です。

5.導入・運用開始

導入するRPAを決めたら実際に運用開始です。

社内でRPAを運用する場合は、次のような形で行うと良いでしょう。

【RPA運用時のポイント】

  • 運用体制を整備する
  • 現場で活用できるようにセミナーや説明会を行う
  • マニュアルを作成してエラーが起きた時に対処できるよう準備する

RPA導入時の注意点

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RPA導入時は次の2つのポイントに注意しましょう。

1.導入によってすぐに業務が自動化されるわけではない
2.運用・サポート体制を整えておく必要がある

それぞれの注意点について以下で詳しく解説していきます。

1.導入によってすぐに業務が自動化されるわけではない

RPAを導入したことによって、その時点ですぐに業務が自動化されて楽になるというわけではありません。この点については、RPA導入担当の人だけではなく導入予定の業務に携わる人全員に周知しておきましょう。

これまでの業務を自動化して効率的にするためには、まずRPAをどのように使えば良いのか理解する必要があります。また、RPA導入によって業務のやり方も変わるので、それに応じて新しい働き方というものに対応する必要があるでしょう。

これまでの業務を人間の代わりに行ってくれる、ただしスムーズに行うためには人間のように手間がかかることは避けられないという点から、RPAの導入は企業における新人の配属に例えられることが多いです。

最初は苦労しますが、都度システムの調整をしっかりと行っていけば、将来的に多くの業務を自動化してもらえます。正しく運用していけば大きな問題に発展することもないので、導入によってすぐに業務が自動化されなかったとしても焦らないようにしましょう。

2.運用・サポート体制を整えておく必要がある

RPAは、最先端のテクノロジーやプログラミングの知識・経験がないという人でも直感的に操作できるシステムが多いです。ただし、初めて利用するという人にとっては使い方がわからずに困惑してしまう場合もあるでしょう。そのため、RPAを導入したらご自由に使ってくださいというわけにはいきません。

まずは、企業としてどのように運用すべきなのかマニュアルを作成して、利用時におけるルールを決めておきましょう。また専門の運用・サポートができるチームを構築しておき、トラブルが起こった際にはすぐに相談できるような体制を整えることも重要です。

特に、ITに関するリテラシーが低い社員に対して自由に運用させてしまうと、大きなトラブルが起きてしまう場合もあります。疑問点やトラブルがあった時に、どのように対処すべきか決めておくことによって、RPA導入後も迅速に対応し、かつ大きな被害を生むことを抑えることが可能です。

RPAを導入し成功した企業・公共機関の事例

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ここでは、RPAを導入したことによって業務の効率化や自動化に成功した企業や公共機関の事例についてご紹介します。

霞が関

RPAを導入したことによって、業務の効率化や自動化に成功し大きな話題となったのが霞ヶ関の事例です。

少子高齢化の影響を受けて、デジタルテクノロジーの導入や運用の推奨をしている経済産業省。しかし、そもそも経済産業省などを中心とした中央省庁に関しても、限られた予算内で運営していることからデジタル化があまり進んでいない状況でした。

日本の産業にデジタルテクノロジーの活用と生産性向上を呼びかけている経済産業省は、行政手続きや省内業務においても一般企業と同じような取り組みが必要であると判断。2018年7月に「デジタル・トランスフォーメーション室」を設置して、業務プロセスの見直しやデータの利活用などを積極的に行っています。

そして、実際にRPAを導入したところ、従来1件につき10分を必要としていた手作業が必要な業務について、ロボットによる自動化によって約3分程度へと短縮することに成功しました。また、人間による作業によってミスが起きる心配もなくなり、特に人事辞令交付前の時期にかかる負担も大幅に減ったそうです。

今後は、事務作業のような機械的な業務に関してRPAを積極的に導入していく予定であり、経済産業省は各省内で生産性の向上と業務の効率化が進んでいく可能性が高いと発表しています。

三菱東京UFJ銀行

煩雑な事務処理作業が多く、業務が非効率的になりがちな金融業界においてもRPAの導入が加速度的に進んでいます。

三菱東京UFJ銀行は、RPAを業務に導入することによって「年間で8,000時間」分の事務処理作業削減に成功しました。業務が効率されたことにより、事務処理を担当していた社員が重要な仕事に時間を割けるようになり生産性もアップ。

ルーチンワーク的な作業や単純な事務処理作業に関しては、RPAを導入することによって効率化できる目処が立ったことから今後も様々な業務に導入していくということを発表しています。

ユニリーバ

ユニリーバでは、RPAを人間では3人が24時間働き続けても1時間以上かかると言われていた、各種ECサイトの在庫チェックやポイント還元率に関するタスク入力作業に必要な時間を大幅に削減することに成功しました。

数多くあるECサイトやポータルサイトにおける重要な消費者のニーズを即時に把握できるようになり、自社製品の販売傾向を把握して効果的な戦略を立てられるようになったそうです。

まとめ|RPAを導入して生産性を高める

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RPAの概要や、企業が多い業務に導入するメリット・デメリット、導入したことによって成功した自治体や会社の事例について紹介してきました。

RPAは、ルーティンワークや単純な作業を自動化・効率化できるツールやシステムのことです。特に、業務の効率化やコスト削減、企業としての慢性的な人手不足の解消など、様々な面において役に立つ可能性があります。

また、人事業務や経理業務など、さまざまな分野に導入することができるのもRPAの魅力的なポイントです。RPAを導入して、業務の自動化や効率化を図り、企業として従業員全体の生産性を高めることに挑戦してみてはいかがでしょうか?

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